Imaginez une grande salle de conférence où un président salue personnellement les arrivants et où les discussions vont bon train. D’un ton léger, en petits groupes, on passe en revue la météo, l’économie ou la bronchite du petit dernier en avalant un croissant et le deuxième café de la journée. Sur la table, stylos, verres d’eau et documents attendent patiemment.

A cette table s’assied soudain quelqu’un dont la capacité de concentration va s’avérer déterminante puisqu’elle est chargée de rédiger le procès-verbal de la séance. Mais en quoi cette activité diffère-t-elle du secrétariat classique que tout le monde connaît ? 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, j’aimerais préciser que si beaucoup d’entreprises ont un conseil d’administration, toutes n’ont pas un.e secrétaire ou un rédacteur. En effet, dans certaines sociétés, c’est parfois l’un des membres du conseil qui assume ce rôle pour des raisons de commodité (ou d’économie). Bonne ou mauvaise idée ? Je développerai ce point dans un futur article.

Mais retournons dans la salle où le président vient officiellement d’ouvrir la séance. L’ordre du jour sert de fil rouge et dicte les sujets à traiter sur lesquels chaque membre du conseil est invité à s’exprimer. Un coup d’œil jeté en bout de table vous fera remarquer que la secrétaire du conseil est la seule à se taire. Gardienne des décisions prises, aucun détail ne doit lui échapper.

Résumons ici les qualités que ce rôle requiert :

• L’intégrité : elle est indispensable pour garantir la confidentialité des informations.
• L’impartialité et l’indépendance : elles annulent le manque d’objectivité provenant d’une position de subordination envers l’un des membres.
• La capacité de concentration : elle facilite la synthétisation de thématiques compliquées.
• La rapidité : elle est essentielle pour ne pas ralentir le cours de la séance.
• L’endurance : elle assure une rédaction de qualité élevée, du début à la fin.
• La flexibilité : elle permet de gérer efficacement les réorganisations de l’ordre du jour, qui sont fréquentes.
• Le tact et l’assurance : ils permettent de formuler diplomatiquement une demande de précision pour éviter toute ambiguïté.

L’un des plus jolis compliments que l’on m’ait adressés est venu d’un membre absent à l’une des séances dont j’avais assuré le compte-rendu et qui m’a dit :  « Votre procès-verbal était si complet qu’en le lisant, j’avais vraiment l’impression d’être parmi vous ! » 

Vous cherchez une secrétaire de conseil d’administration ? ou une rédactrice pour remplacer temporairement votre secrétaire du conseil ? Contactez-moi !

BLEU ENCRE, Anita Hochstetter